3 vinkkiä terveydenhuollon kehittäjille – onnistuneessa muutoshankkeessa huomioidaan potilas ja työntekijä

Terveydenhuollon transformaatiohankkeiden onnistumiseen on tarjolla paljon neuvoja, näkemyksiä ja kokemuksia. Tiedämme esimerkiksi, että asiakas- ja potilastietojärjestelmähankkeet eivät ole vain IT-hankkeita ja että johtajien sitoutuminen kehityshankkeisiin on tärkeää. Kokemukseni mukaan parhaat käytännöt ja oppikokemukset muista organisaatiosta sivuutetaan helposti ja samat asiat opetellaan kantapään kautta. Näin ei tarvitsisi olla ja siksi listasin kolme vinkkiä onnistuneeseen muutosprojektiin.

  • Muotoile konkreettiset ja kohdennetut tavoitteet, jotka vastaavat kysymyksiin miksi, koska ja mitä

Asiakas- ja potilastietojärjestelmähanke, kuten mikä tahansa muu iso toiminnan ja teknologian muutoshanke, vaatii kirkkaat, konkreettiset tavoitteet – Pohjantähden, jonka työntekijät ymmärtävät ja johon kiinnittyä.

Usein muutoshankkeiden tavoitteet ovat varsin yleisiä: “laadun ja vaikuttavuuden parantaminen” tai “potilaskeskeisyyden parantaminen”. Nämä tulisi kiteyttää käytännönläheisiksi, konkreettisiksi tavoitteiksi niin osastonhoitajille, lastensuojelun ammattilaisille, toimeentulotuen maksatuksesta vastaaville kuin kardiologeillekin. Heidän tulisi ymmärtää ja saada vaikuttaa siihen, mitä tavoitteet tarkoittavat heidän arjessaan, jotta he tietävät miksi, koska ja mitä heiltä odotetaan.

Jos potilaan sisään kirjauksessa ei kirjata kaikkea tarvittavaa tietoa järjestelmään, koska uuden järjestelmän käyttö pelottaa, sillä on suora merkitys laskutuksen oikeellisuuteen. Jos tavoitteena on soten tietojohtaminen, ylihoitajien ja palvelutalojen johtajien tulisi ymmärtää asiakas- ja potilastietojärjestelmän tuottamia raportteja osana päivittäistä työntekoa ja lähtötietojen oikeellisuus sekä uudet käytössä olevat mittarit.

  • Määrittele hallintamalli ja sidosryhmät yhdessä

Selkeä, yhdessä tehty ja laajasti viestitty hankkeen hallintamalli on olennaista hankkeen onnistumiselle. PowerPointiin sen määrittely on helppoa mutta käytännössä lähes aina hyvin haasteellista. Jotta hallintamalli saadaan toimivaksi, sen tekeminen vaatii eri osapuolilta yhteistä aikaa, tahtoa, työpanosta, rohkeutta ja yhteistä tekemistä.

Keskijohdolla ja esimiehillä on suurin vaikutus työntekijöihinsä ja ymmärrys siitä, mikä heille toimii ja mikä ei. Keskijohdon ja esimiesten mukaan ottaminen ja heille hyödyllisten projektisuunnitelmien ja -tehtävien tekeminen vaatii sekin aikaa ja useamman iteraatiokierroksen ja muiden kokemuksia ja esimerkkejä hyödyntäen.

  • Panosta asiakaslähtöisyyden rinnalla työntekijälähtöisyyteen

Kaikki tuntuvat olevan yhtä mieltä siitä, että sosiaali- ja terveydenhuollon olisi hyvä olla asiakas- ja potilaslähtöisempää. Asiakaslähtöisten palveluiden puute on julkisissa palveluissa edelleen ongelma samalla, kun asiakkaiden kasvaneet odotukset palvelukokemuksesta ovat toimialariippumattomia. Potilas- ja asiakaslähtöisyyden lisäksi sosiaali- ja terveydenhuollon pitäisi olla myös työntekijälähtöistä. Palvelumuotoilu ja sen osallistavat menetelmät ovat osoittautuneet hyödyllisiksi, melko helpoiksi ja jopa hauskoiksi tavoiksi saada aikaan tuloksia käyttäjäystävällisesti.

Konkreettinen keino sitouttaa järjestelmän käyttäjiä ja auttaa heitä ymmärtämään muutoshankkeiden tavoitteita on kuvata käyttäjäpersoonia ja potilas/asiakaspolkuja. Potilas/asiakaspersoonien lisäksi on hyödyllistä tehdä persoonia eri sosiaali- ja terveydenhuollon rooleihin kuten osastosihteerille, kotihoitajalle, asiakasneuvojalle tai vaikkapa nuorisopsykiatrille. Jokaisella näistä on oma roolinsa ja vastuunsa asiakkaan/potilaan hoitopolulla.

Kun jokaisen hoitoon osallistuvan roolin tehtävät ja vastuut ovat muille näkyvillä, on hoidon kokonaiskuva ja tehtävien riippuvuudet toisistaan helpompi ymmärtää. Potilaspolkujen tekeminen kannattaa keskittää niille alueille, joihin isoimmat toiminnan muutokset osuvat, esimerkiksi sisään kirjaus, lääkityksenhallinta, potilassiirrot, kotihoidon massa-ajanvaraus ja eri toimijoiden välinen tietoturvallinen viestintä. Tämäkin työ tulisi tehdä tarpeeksi kattavalla tavalla osallistamalla henkilöstöä organisaation eri tasoilta.

Moderni lääketiede perustuu näyttöön ja tutkimukseen. Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaiset ovat erittäin sitoutuneita asiakkaidensa ja potilaidensa auttamiseen. Terveydenhuollon kehittäjien tulisi samoin hyödyntää koeteltuja, yhteistyötä edistäviä tapoja kehittäessään ja käyttöönottaessaan prosesseja ja työkaluja ammattilaisten käyttöön.

Kirjoittaja Ulla Kuukka on Accenturella terveydenhuollon johtaja.