Asiakas- ja potilastietojärjestelmien hankinta, laajentaminen tai kehittäminen on ajankohtainen kaikilla vuodenvaihteessa palveluiden järjestämisvastuun saaneilla hyvinvointialueilla. Kyseessä on erittäin keskeinen tietojärjestelmä, periaatteessa koko palvelutoiminnan ydin ja parantuvan toiminnan edellytys, joka heijastelee koko sote-uudistuksen tavoitteita. Lienee selvää, että hankintaratkaisun tulee olla hyvin valmisteltu ja lähteä peruskysymyksistä: Mitä kaikkea olemme itse asiassa APTJ-hankinnalla ratkaisemassa? Vastaukseksi ei riitä kuntien jäljiltä pirstaleisen järjestelmäviidakon yhtenäistäminen, joka toki on myös tehtävä.
Hankintateknisiä lähestymistapoja on karkeasti kolme.
A: Nykyisten järjestelmien kehittäminen
Lähestymistapa on luonnollinen jo ennen vuodenvaihdetta toimintansa integroineille, kuntayhtymäpohjaisille hyvinvointialueille. Parhaimmillaan lähtötilanne on teknisesti hyvä ja voidaan keskittyä palvelutoiminnan kehittämiseen ja lähestyä APTJ-kehittämistä palvelutoiminnan tarpeet edellä. Käytännössä järjestelmiin lisätään ominaisuuksia versiopäivitysten myötä. Työlästä kilpailutusta ei välttämättä tarvita lainkaan, mutta hyvinvointialue jää riippuvaiseksi toimittajan kehitysaikatauluista, jolloin avainjärjestelmän hallinta ei ole kokonaan hyvinvointialueella. Olemassa olevat sopimukset eivät välttämättä mahdollista tai tarjoa kannustimia muuhun kuin pieneen asteittaiseen kehitystyöhön ja laajemmat teknologialoikat jäävät ottamatta.
B: Hankinta ja kilpailuttaminen osakokonaisuuksissa
Tässä vaihtoehdossa nykyisin käytössä olevaan järjestelmään hankitaan laajennuksia tai koko järjestelmäkenttä uusitaan osissa ja hankintaan esimerkiksi sosiaalihuollon järjestelmä terveydenhuollon järjestelmästä erillisenä. Kilpailuttaminen on täyttä hankintaa hallittavampi ja suoraviivaisempi prosessi, mutta osa vanhoista ratkaisuista jää voimaan. Erillisissä järjestelmissä olevien tietojen tulee kuitenkin olla sote-ammattilaisten käytettävissä, jolloin hyvinvointialueen ratkottavaksi jää, miten palvelujen integraatio on mahdollista toteuttaa tietojärjestelmien tasolla.
C: Yhtenäisen ja kattavan APT-järjestelmän kilpailutus ja hankkiminen
Tämä on luonnollisesti vaihtoehdoista kunnianhimoisin ja vaikein. Tilannetta arvioidaan mahdollisimman puhtaalta pöydältä ja asetetaan hankinnalle toimintalähtöiset tavoitteet, joiden täyttämisessä APTJ-ratkaisu tukee. Lopputulos voi olla jo osittain käytössä oleva järjestelmä tai sen laajentaminen, mutta ratkaisua ei ole tehty olemassa olevan tilanteen pohjalta vaan kauaskantoisemmin tavoittein, jotka mahdollistavat myös tulevaisuuden ratkaisujen paremman hyödyntämisen ja kehittämisen esimerkiksi tekoälyä hyödyntämällä.
Hankintateknisen etenemisen tulisi kuitenkin perustua toiminnallisiin kysymyksiin ja toiminnalliseen tavoitetasoon: Millaisia strategisia päämääriä hankinnalla tavoitellaan? Asiaa voi lähestyä kolmen kysymyksen kautta:
- Voimakkaasti standardoitu APTJ VAI personoitavissa oleva APTJ?
Standardoitu ratkaisu ohjaa vähäisempiin muutoksiin toimintatavoissa ja nopeampaan käyttöönottoon. Personoitavalla ratkaisulla on saavutettavissa korkeampi käyttäjätyytyväisyys, mutta se vaatii luonnollisesti työtä. Personoitava ratkaisu tukee myös uusien toimintamallien käyttöönottoa ja voi lisätä hyödynnettävän datan määrää ja laatua. Personoitavan järjestelmän etuna on, että riippuvuus järjestelmän toimittajasta on vähäisempää.
2. APTJ sisältää peruskirjaamisen toiminnot VAI APTJ toimii laajempien toimintojen ytimenä?
Pelkistetty APTJ voi tarjota vähemmällä työllä kliinikoille hyvän käyttäjäkokemuksen. Laajempi ratkaisu tukee myös toiminnan ja tuotannon ohjausta, toiminnan yhtenäistämistä ja resurssien tehokasta käyttöä. APTJ:n käyttö tuottaa aina dataa, joka on organisaation hyödynnettävissä, mikäli organisaation tiedolla työskentelyn mekaniikat ja kulttuuri sitä osaltaan tukevat. Laadukas ja kattava data on edellytys monille tulevaisuuden innovaatiolle, kuten tekoälyn hyödyntämiselle.
3. APTJ ja ylipäänsä teknologia nähdään kustannuspaikkana VAI ne nähdään innovaatioiden ja toiminnan kehittämisen ytimenä?
Tiukka talousnäkökulma ja kustannusoptimointi voivat lisätä kustannustietoisuutta ja -tehokkuutta organisaatiossa, laajempi näkökulma avaa luonnollisesti enemmän uusia kehitysmahdollisuuksia ja hyötypotentiaalia tulevaisuutta ajatellen.
Hankintatekniset valinnat tulisi sopeuttaa strategisiin valintoihin. Kunnianhimoisimpia lopputuloksia ei voida saavuttaa keveimmällä etenemisellä. Ammattilaisten sitouttaminen kehitystyöhön ja käyttöönottoon on ratkaisevan tärkeää, mutta ei tavoitteista riippuen välttämättä yksin riitä. Toimiva järjestelmä voi olla samalla hyvinvointialueorganisaation toiminnanohjauksen ja tiedolla työskentelyn avainjärjestelmä ja tilannekuvatyön runko. Onnistuneen ja hyvinvointialueen omat tavoitteet täyttävän APTJ-hankinnan tekeminen edellyttää hyvinvointialueilta vahvaa toimintaa palveluiden järjestäjäroolissa ja järjestämisvastuun kantajana.
Hyvinvointialue voi ja sen kannattaakin hankkia ulkopuolista osaamista hankintaan, tarvemäärittelyyn ja käyttöönottotyöhön, mutta järjestäjärooliaan se ei voi ulkoistaa kumppaneille tai heikosti ohjattaville konsernin osille. Siinä hyvinvointialueiden tulee kehittyä ja vahvistua itse. Varmaa on, että aptj-päätöksen tulevat olemaan tavalla tai toisella hyvinvointialueiden päättävien toimielinten pöydillä tämän valtuustokauden aikana.
Kirjoittaja Riku Siren toimii asiantuntijana Accenturen terveydenhuollon ja julkisten palveluiden toimialueella.
