Lean tehostaa prosesseja myös apuvälinemarkkinoilla

Kiinnitämme Respectalla erittäin paljon huomiota asiakaspalveluprosessiin. Tämän takia luomme asiakaspolun aina yhdessä asiakkaan kanssa, jolloin apuvälineiden hankinnasta tulee kokonaisvaltaista. Tämä tapahtuu hyödyntämällä lean-ajattelua, jonka mukaan toiminnan kehittäminen on jatkuvaa. Laatua parantavat prosessia eteenpäin vievät työntekijät. Kun palveluprosessit ovat standardisoituja, ne ovat myös sujuvia. Toiminnan jatkuva tarkastelu ja kehittäminen lisäävät myös potilasturvallisuutta.

Leanin avulla tunnistetaan muutoskohteita sekä viedään muutokset käytäntöön. Toimintojen tarkastelu ja kuvaus on nostanut esille palveluyksiköiden tavat toimia. Hyvien käytäntöjen kirjaaminen yhdenmukaiseksi toimintamalliksi luo mahdollisuuden toiminnan johtamiseen.

Lean-ajattelu auttaa poistamaan turhan ja epäolennaisen ammattilaisten työstä, koska käytössä on standardoidut tutkimus-ja mitanottoprotokollat sekä valmistusprosessit. Palveluprosessin läpimenoaika on mahdollisimman lyhyt, eli aika asiakkaan yhteydenotosta siihen, kun hänellä on valmis apuväline käytössään. Prosessien kehittäminen sujuvoittaa henkilökunnan työskentelyä ja lyhentää tuotteiden toimitusaikoja.

Tehdään oikeat asiat oikeaan aikaan

Työskentelytilojen standardisointi ja toimintojen yhdenmukaistaminen vähentävät tavaroiden etsintää ja prosessin ”sahaamista” edestakaisin. Oikeat asiat tehdään oikeaan aikaan. Tehdään kaikki tarpeellinen mutta ei myöskään liikaa, esimerkkinä asiakkaan tutkinen ja apuvälineen valmistukseen liittyvä mitanotto.

Siirrytään asiantuntijalähtöisestä ajattelusta asiakaslähtöiseen ajatteluun. Tarkastelemme toimintaa prosessin läpimenoajan näkökulmasta. Miten voisimme parantaa asioita valmistusvaiheessa niin, että apuväline on nopeammin asiakkaan käytössä?

Luomme ja kuvaamme maksajan kanssa yhdessä koko palveluprosessin ja pidämme toiminnan keskiössä käyttäjän.

Asiakaspolun sujuvuutta tarkastellaan aina apuvälineen käyttäjän näkökulmasta. Haluamme Respectalla tietää, mikä on asiakkaan kokemus ja apuvälineestä saatu hyöty. Tätä varten meillä on kehitetty asiakaspalautemenettely, jossa apuvälineen käyttäjä saa antaa palautetta. Pilotoinnin jälkeen kysely on käytössä kaikissa Respectan toimipisteissä.

Kouluttamme jatkuvasti henkilökuntaa leanin käyttöön. Tällä hetkellä leania käyttää logistiikka-osastomme. Koulutus on muiden osalta käynnissä.

Yhteinen potilastietojärjestelmä

Lean-prosessi on kuitenkin vain yksi keino parantaa toimintaa. Toiveenamme olisi hyödyntää myös ICF-luokitusta toimintakyvyn kuvaamisessa tulevaisuudessa. ICF- luokitus liittyy rakenteisen kirjaamisen projektiin. Vuoden 2018 alusta Respectan potilastietojärjestelmä liitetään valtakunnalliseen Kanta-arkistoon. Tällöin potilastiedot ovat kansalaisen ja muiden terveydenhuollon ammattilaisten luettavissa. Tämä on merkittävä asia meille, sillä yksityiset apuvälinepalveluja tuottavat organisaatiot eivät vielä omaa Kanta-yhteyttä. Koemme olevamme tässä asiassa edelläkävijöitä.

Kirjoittaja on Respectan Solution Manager Marja Rahkola.

Respecta tarjoaa palveluita ja apuvälineitä, jotka auttavat ihmisiä säilyttämään ja ylläpitämään liikunta- ja toimintakykyä sekä itsenäisyyttä. Respecta on Suomen johtava apuvälinealan toimija, jolla on 14 omaa klinikkaa sekä vastaanotot yli 70 sairaalassa, terveyskeskuksessa ja kuntoutuslaitoksessa ympäri Suomen. Meillä on noin 200 työntekijää ja liikevaihtomme on noin 35 miljoonaa euroa.

Respecta on osa Ottobock HealthCaren globaalia klinikka- ja palveluverkostoa. Ottobock Group työllistää 7 600 työntekijää yli 50 maassa. Saksalaisen perheyhtiön liikevaihto on noin 1,03 miljardia