Mitä tapahtuu, kun yhdistetään useita organisaatioita, joilla on kaikilla erilaiset toimintamallit, -tavat ja -kulttuurit? Edessä on muutosvaihe, jossa jokainen joutuu sopeutumaan ja yhdessä löytämään uudet tavat toimia. Tämä on todellisuutta kaikilla uusilla hyvinvointialueilla.
Pelkästään asiakas- ja potilastyön kirjaaminen on hajaantunut useisiin eri asiakas- ja potilastietojärjestelmiin (APTJ). Hajanainen tila jatkuu, ellei alueella toimita aktiivisesti sen eteen, että vanhat järjestelmät korvataan uusilla yhtenäisillä järjestelmillä. Mitä nopeammin hyvinvointialueet pystyvät yhtenäistämään ydinjärjestelmänsä sitä nopeammin myös palveluiden rakenteellisia muutoksia voidaan toimeenpanna, alueen toimintaprosesseja yhtenäistää sekä luoda yhtenäinen tietopohja toiminnan vaikuttavuuden seurantaan ja kehittämiseen. Edut ovat merkittävät, kun kaikki tieto löytyy samasta paikasta ja tiedot on kirjattu samalla tavalla.
Uuden järjestelmän käyttöönotto on merkittävä toiminnan muutos
Yhtenäisten asiakas- ja potilastietojärjestelmien hankinta ja käyttöönotto on iso toiminnan muutos sekä ponnistus uusille hyvinvointialueille. On tärkeää, että asiantuntijoita osallistetaan valmisteluvaiheessa laajasti ja toiminnan muutostarpeet tunnistetaan ajoissa. Muutosten läpivientiin ja järjestelmän käyttöönottoon pitää ehdottomasti varata riittävät resurssit.
Uuden järjestelmän käyttöönotolla vastataan myös kansallisiin tiedonhallinnan, kirjaamisen ja lainsäädännön vaatimuksiin. Ne tuovat väistämättä mukanaan myös sellaisia muutoksia toimintatapoihin, jotka saatetaan kokea työtä hankaloittaviksi. Siksi onkin tärkeää, että ammattilaisille taustoitetaan, mitkä toimintatapamuutokset liittyvät kansallisiin vaatimuksiin, mitkä toimintamallien yhtenäistämisiin ja mitkä uuteen järjestelmään.
Toiminnan muutoksen tunnistaminen ja uusien toimintatapojen jalkauttaminen ovat keskeisiä tekijöitä onnistuneessa APTJ-käyttöönotossa. Muutokset toimintamalleihin tulisi tunnistaa etukäteen, jotta käyttäjiä voidaan valmistella muutoksiin ja muutokset ehditään jalkauttaa. Toimintamallien muutoksiin ja uudistuksiin sopeutuminen vie aina aikansa. Keskeistä on, että ammattilaisilla on näkyvyys muutoksen syihin ja hyötyihin. Toimintamallien muutos on välttämätöntä huomioida myös uuden järjestelmän koulutuksen sisällössä ja se pitää perustella loppukäyttäjille.
Varmistamalla riittävät resurssit käyttöönottoon saavutetaan hyödyt nopeammin
Uuden järjestelmän käyttöönotto kuormittaa väistämättä järjestelmän loppukäyttäjiä, sote-ammattilaisia. Hyvästä valmistelusta huolimatta syntyy aina muutosvastarintaa, joka pitää tunnistaa ja hyväksyä. Muutoksen helpottamiseksi tulee johtamisessa ja viestinnässä nostaa esille konkreettisia hyötyjä, joita uudet toimintamallit ja yhteinen järjestelmä mahdollistavat sekä välittömästi että pidemmän ajan kuluessa.
Käyttöönottovaiheessa yhteistyö tietojärjestelmän toimittajan ja hyvinvointialueen välillä on erittäin tiivistä, mikä edellyttää merkittävää resurssointia. Resurssitarvetta pitää pystyä ennakoimaan, jotta siihen pystytään vastaamaan. Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisten vajaus näkyy jo heidän perustyönsä toteuttamisen esteenä. Toiminnan resursseja voi olla ymmärrettävän vaikea saada mukaan järjestelmän käyttöönottoprojekteihin, jotka saatetaan mieltää perinteisesti tietohallinnon tehtäviksi. Uutta järjestelmää ei kuitenkaan voida ottaa käyttöön pelkästään teknisenä projektina tai valmiiksi toiminnalle toimitettuna ”pakettina”.
Käyttöönottoprojektin suunnitelmassa ja aikataulussa pysymistä voidaan edistää hyvällä varautumis- ja riskienhallinnan suunnittelulla sekä varmistamalla eskalaatio- ja päätöksenteon malli, joka pystyy reagoimaan nopeasti muuttuviin tarpeisiin. Näin voidaan myös välttää ylimääräisiä kuluja, jotka saattavat nousta merkittävästi esim. aikataulun viivästymisen vuoksi.
Tavoitteena onnistunut käyttöönotto
Käyttöönotto on onnistunut, kun järjestelmä täyttää sille asetetut toiminnalliset ja tekniset vaatimukset, sitä on helppo alkaa käyttämään ja sote-ammattilaiset pystyvät hoitamaan sillä työnsä. Loppukäyttäjien riittävän osaamistason varmistamiseen myös käyttöönoton jälkeen kannattaa investoida. Järjestelmän jatko- ja täydennyskoulutukset sekä yksikön vastuukäyttäjien osaamisen vahvistaminen ja resurssien varmistaminen edistävät uuden järjestelmän hyötyjen realisoitumista, lisäävät käyttäjätyytyväisyyttä sekä sitouttavat loppukäyttäjiä paremmin uuteen järjestelmään.
Käyttöönoton jälkeen organisaation on hyvä suunnitella malli, jolla loppukäyttäjien havaintoja, palautetta ja kehitysideoita kerätään, hallinnoidaan ja käsitellään järjestelmän toimittajan kanssa. Järjestelmän kehittäminen on jatkuva prosessi, johon on tärkeää osallistaa sen käyttäjiä koko elinkaaren ajan.
Nykyaikainen järjestelmä tuo merkittäviä uusia mahdollisuuksia ja lisää alueen houkuttelevuutta
Yhtenäinen nykyaikainen APTJ mahdollistaa alueelle laajan yhtenäisen ytimen, joka toimii pohjana laadukkaalle datan tuotannolle sekä yhdistää kansalaisten digitaaliset palvelut osaksi muuta APTJ-kokonaisuutta. Älykkäitä teknologioita hyödyntävät järjestelmäratkaisut mahdollistavat myös muun muassa tekoälyratkaisujen hyödyntämisen sosiaali- ja terveydenhuollossa. Tekoälyä ja analytiikkaa voidaan hyödyntää kansansairauksien ennaltaehkäisyyn, varhaisen puuttumiseen, riskien tunnistamiseen sekä kohdennettuihin palveluihin ja hoitoon. Nämä tuovat pitkällä tähtäimellä merkittäviä säästöjä.
APTJ on sote-ammattilaisten merkittävin päivittäinen työkalu! Se voi parantaa jopa alueen houkuttelevuutta työnantajana sekä lisätä työssä viihtymistä ja pysyvyyttä sote-alalla. Vaikka käyttöönotto on työläs vaihe, lopputuloksesta on täysin mahdollista tehdä sellainen, joka edesauttaa niin ammattilaisten työtä kuin asukkaiden terveyttä ja hyvinvointia.
Onnistuneen käyttöönoton TOP 5 -avaintekijät
- Tunnistetaan ja ymmärretään, mikä toiminnassa muuttuu ja miten muutos näkyy ammattilaisen arjessa
- Varmistetaan selkeät roolit, vastuut ja riittävä työaika projektien läpiviemiseksi
- Sovitaan selkeä päätöksenteon ja johtamisen malli
- Varmistetaan järjestelmän loppukäyttäjien riittävä osaaminen ja valmistautuminen
- Viestitään aktiivisesti hyödyistä ja tavoitetilasta
Kirjoittajat
Kristiina Moilanen, liiketoimintajohtaja, sosiaalihuolto, Mediconsult
Piritta Wartiainen, sosiaalihuollon johtava asiantuntija, Accenture
