Henkilöstötuottavuuden dosentti Marko Kesti Lapin yliopistosta on tutkinut organisaatioita ja niiden tuottavuutta vuosia. Hän teki väitöskirjaansa organisaatioiden hiljaisesta tiedosta ja lähti kehittämään ideaa, jossa henkilöstö ja sen voimavarat otetaan huomioon yhtenä tuotannontekijänä.
Kesti on tutkimusryhmineen yhdistänyt johtamistieteiden tutkimuksen teknologiaan ja tekoälyyn. Tuloksena on tuottavuuteen suunniteltu ohjelmisto Novogain.Ai, jonka taustalla on tieteellisesti validoitu motivaatiotieteellinen QWL-menetelmä (Quality of Working Life) sekä henkilöstövoimavarojen tuotantofunktio.
– Se tarjoaa ratkaisun organisaatioiden tuottavuuden parantamiseen alhaalta ylöspäin – tiimi tiimiltä, Kesti sanoo.
Marko Kestin mukaan QWL antaa luotettavan tiedon siitä, mikä on työhyvinvoinnin suorituskyvyn vaikutus organisaatiossa. Kun kehittämisen tielle lähdetään, voidaan työelämän parannukset muuttaa suoraan euroiksi.
QWL-menetelmää on pisimpään käytetty Kainuun sotessa ja hyvinvointialueella, mutta sitä on käytetty myös Pohjois-Savon, Keski-Uudenmaan ja Lapin hyvinvointialueilla.
– Hyvinvointialueilla QWL-indeksi on noin 56 prosentin tuntumassa, kun Suomen työntekijöiden keskiarvo on noin 60 prosentissa. Siksi tuottavuuden nostaminen on avainasemassa hyvinvointialueilla, Kesti sanoo.
QWL-indeksi kertoo tuen tarpeen työyhteisössä
Työyhyvinvointia mitataan perinteisesti henkilöstökyselyillä, jotka antavat tietyn luvun. Kestin mukaan nämä kyselyt kuitenkin vääristävät lukemia ylöspäin, jolloin kehittämistarve jää piiloon. QWL sen sijaan antaa oikean tiedon.
– Jos esimerkiksi työhyvinvointikyselyssä saadaan tulokseksi 75 prosenttia, on työntekijöiden suorituskyky kuitenkin lähempänä 60 prosenttia. Tämä on tärkeää ymmärtää siksi, että mallinnuksessa haluamme kouluttaa tekoälyä oikealla datalla.
QWL-menetelmä perustuu motivaatiotieteeseen. Siinä organisaatiolta selvitetään kyselyillä niiden fyysistä ja emotionaalista turvallisuutta. Jos ne ovat organisaatiossa alhaiset, vaikuttaa se myös suorituskykyyn.
– Emotionaalisen ja fyysisen turvallisuuden pitää toteutua, mutta ne eivät lisää suorituskykyä. Motivaatiota lisäävät ammattitaito, yhteenkuuluvuus, prosessit, työn ilo, luovuus, innovatiivisuus ja merkityksellisyys. Nämä kaikki motivaatiot vaikuttavat aina yhtä aikaa, joka saadaan QWL-kaavalla laskettua. Tästä saadaan QWL-indeksi.
Jos tiimissä QWL-indeksi on alhainen, voidaan sen perusteella katsoa, minkälaisiin asioihin tiimin työntekijät tarvitsevat tukea ja miten sitä kohdennetaan.
– Organisaatio voi lähteä kehittämisen tielle, joka myöhemmin palkitaan kohonneina tuottavuuslukuina.
Kainuun hyvinvointialueella QWL-indeksi on noussut
Kainuun sotessa ensimmäisen kerran mitattiin QWL-indeksiä vuonna 2020, jolloin tulokseksi saatiin 56 prosenttia. Vuonna 2024 hyvinvointialueella tulos oli noussut 64,7 prosenttiin. Hyvinvointialueella on tarkoitus jatkaa mittauksia tänä vuonna.
– Hyvinvointialueuudistuksessa Kainuun QWL-lukemat nousivat. Olemme tehneet paljon parannuksia organisaation johtamiseen, esimerkiksi viestintää, palkitsemista ja henkilöstön osallistamista on kehitetty. Meillä on todella satsattu ihmisten johtamiseen ja olemme sen merkitystä nostaneet esille. Se on nykyään meidän vahvuutemme, sanoo projektijohtaja Outi Väyrynen Kainuun hyvinvointialueelta.
Kainuussa työelämän laadun kehittäminen on liittynyt osittain Euroopan unionin rahoittamiin hankkeisiin. On esimerkiksi toteutettu noin 80:lle esihenkilölle simulaatiopeli, joka hyödyntää QWL-ajattelua sekä testattu Novogain-tekoälytyökalun ensimmäistä vaihetta. Outi Väyrynen toimi suunnittelijana hankkeessa.
– Nyt Kestävän kasvun Kainuu 2 -hankkeessa QWL:n käyttö on osana muutoskyvykkyyden kehittämistä. Lisäksi olemme lähteneet automatisoimaan QWL -kyselyä ja integroineet QWL-kyselyjärjestelmän organisaatiomme tietojärjestelmiin. QWL- tiedosta tehtävät analyysit ja eri tietojen yhdisteleminen edistävät merkittävästi tiedolla johtamista. Yhdistämme toisiinsa tietoja henkilöstöstä ja taloudesta, ja saamme näin tiedolla johtamista pakettiin, Väyrynen sanoo.
Työkalut vahvistavat systeemistä ajattelua
OutiVäyrynen pitää QWL-henkilöstökyselymittaria hyvänä työkaluna, koska se ohjaa esihenkilötyötä ja antaa vinkkejä, mihin esihenkilöiden kannattaa satsata rajallista aikaansa.
– Mittauksen avulla saa signaaleja arjesta ja tietoa siitä, millaista johtamista oma työyksikkö tarvitsee. Lähiesihenkilö peilaa arjen havaintojaan QWL:stä tulevaan tietoon. Esihenkilö voi tämän ymmärryksen pohjalta valita ne vaikuttavimmat arjen johtamiskäytänteet, joilla tuetaan henkilöstön työn sujuvuutta, työssä jaksamista ja työssä innostumista. Se kertoo esimerkiksi henkilöstön riskeistä, mutta esihenkilö tietää, realisoituvatko nämä riskit. Meidän pitää osata tulkita tietoa oikein. Muutoskyvykkyyden analyysi on tuonut meille ymmärrystä myös siitä, millaista tukea mitkäkin yksiköt ja esihenkilöt tarvitsevat muutoskyvykkyyden vahvistamiseksi, että se tuo meille tietoa esihenkilön mahdollisuuksista toteuttaa esihenkilötyötä, Väyrynen sanoo.
Väyrysen mukaan hankkeiden myötä myös systeeminen ajattelu on vahvistunut.
– Työelämän laatu on kiinni monesta toisiinsa liittyvistä asioista kuten esimerkiksi johtaminen, lähiesihenkilötyö, toimintaympäristö, osaaminen ja prosessit. Meidän pitää systeemissä, isossa organisaatiossa, tehdä työtä monella eri tasolla kehittämistä laaja-alaisesti, jolloin työelämän laatu nousee.
Tiimeistä luodaan digitaalinen kaksonen
Työhyvinvointia kehittävä ohjelmisto edistyy ja tehostuu uuden teknologian tuomilla mahdollisuuksilla. Kun tiimejä ja niiden tarpeita tarkastellaan, luodaan jokaisesta tiimistä reaaliaikaisen datan pohjalta digitaalinen kaksonen. Tiimin kehitystä simuloidaan ohjelmistoon sisäänrakennetun, oppivan tekoälyn avulla Novogain.AI-ohjelmistossa.
– Digitaalisesta kaksosesta halutaan saada mahdollisimman tarkka. Siihen syötetään kyselyistä saadut henkilöstön motivaatiotekijät ja hyvinvointialueiden taustamuuttujia. Tavallaan systeemi tekee kevyen työpaikkaselvityksen joka kuukausi, kun se simuloi tiimiä digitaalisessa kaksosessa, Kesti sanoo.
Kestin mukaan menetelmän avulla voidaan analysoida jokaisen kehittämistoimenpiteen todellinen vaikutus tiimin taloudelliseen tulokseen, suorituskykyyn ja työhyvinvointiin – tarkasti ja tiimikohtaisesti. Tekoäly simuloi tiimiä ja etsii sille parhaat toimenpiteet johtamisen kehittämisreseptien joukosta.
– Tämän tekoälyn avulla jokaiselle tiimille löytyy heidän tilanteeseensa optimaaliset kehittämistoimenpiteet. Tekoälyn avulla voidaan esimerkiksi katsoa, mihin suuntaan sairauspoissaolot kehittyvät, jos emme tee mitään ennaltaehkäiseviä toimia.
Kestin ratkaisussa johtamisen tekoäly on kytketty simulaatiomalliin. Se antaa toimenpidesuosituksia, jotka on selitetty ohjelmistossa. Nämä valitut toimenpiteet viedään organisaation tai tiimin vuosisuunnitelmaan ja seurataan niiden toteutumista käytännössä.
– Ohjelmistosta löytyy esimerkiksi 32 vuorovaikutukseen liittyvää käytäntöä. Tiimi voi toteuttaa muitakin työelämän innovaatioita ja tehdä pieniä parannuksia. Tiimit voivat editoida ideoitaan ohjelmistossa ja viedä niitä vuosisuunnitelmaan.
Lisäksi ohjelmisto sisältää 350 testattua ideaa.
– Tähän on tulossa mukaan generatiivista tekoälyä, jolla voidaan tuottaa tiimille juuri oikeat ideat toteutettavaksi.
Työhyvinvoinnin kautta tulosparannusta
Marko Kesti kertoo, että henkilöstötuottavuuden työkalua käyttämällä on mahdollisuus analysoida työelämän laadun parantamisesta koituvaa hyötyä. Työkalu sisältää kaikki hyvinvointialueiden keskeiset kustannusluvut ja tilastotietoa. Sen avulla voi tarkastella, mitä tapahtuu, kun QWL-indeksi nousee.
– Tämä on maailman tarkin henkilöstötuottavuuden analysointityökalu, jota on kehitetty vuosia. Se on tehty Euroopan unionin rahoituksella ja se on vapaasti kaikkien käytössä.
Henkilöstön tuottavuus paranee, kun työhyvinvoinnin toimenpiteillä sairauspoissaolot ja vaihtuvuus vähenevät. Hyötyä tulee myös, kun laatu paranee esimerkiksi asiakaspalvelussa.
Kesti sanoo, että työkalu tekee kymmenen vuoden skenaarion, jonka aikana työelämän laatua nostetaan. Iso tuottavuuspotentiaali on esimerkiksi sairauspoissaolojen vähentämisessä.
– Skenaariossa voidaan tarkastella, mitä organisaatio hyötyy työelämän laadun kehittämisestä ja miten se saa sitä kautta taloutensa tasapainoon. Systemaattinen kehittäminen onnistuu tekoälyn avulla, mutta asioita täytyy tietenkin käytännössä tehdä. Kun hyvinvointialueet pääsevät pahimmista säästötalkoista, keskitytään enemmän tuottavuuteen.
Marko Kesti on laskenut, että vuosittainen tulosparannus on julkisella puolella työntekijää kohti tyypillisesti 500–1500 euroa ja yrityksissä jopa paljon enemmän.
Hänen mukaansa hyvinvointialueet voidaan nostaa ylijäämäisiksi neljässä vuodessa nykyisellä rahoituksella, tekoälytyökalun avulla.
– Tämä on realistista, kun parannetaan tiimien johtamista ja työhyvinvointia systemaattisesti ja tekoälyavusteisesti, hän sanoo.
kuvat: Marko Kesti ja Shutterstock
